Contexte

Une semaine après mon arrivée, le vendredi 8 octobre se tenait le Naquadaday : un jour important pour la société, organisé une fois par mois, qui permet de réunir les membres de l’équipe Naquada, afin de faire le point sur l’avancement global de la société. Mon premier exercice pratique en tant qu’apprenti Scrum Master aura été de faciliter une rétrospective prévue ce jour-ci. Les deux objectifs étaient :

  • de célébrer ce qui marche bien chez Naquada, 
  • et d’améliorer ce qui fonctionne moins bien. 

Grâce à ce que j’ai pu apprendre ma première semaine, j’ai pu organiser mon atelier ( = workshop) en gardant sans cesse ces objectifs en tête.

Préparations

Afin de structurer un minimum mon atelier, j’ai pu utiliser un outil que Naquada met à disposition : il s’agit d’un workshop canvas (sorte de modèle de page à compléter), où l’on rappelle :

  • le titre du workshop, 
  • la date, 
  • le nombre de participants, 
  • l’objectif, 
  • le matériel à ne pas oublier, 
  • l’organisation de la salle, 
  • les étapes de l’atelier, 
  • et le résultat visuel final attendu. 

Partant de ce canvas, et après avoir discuté des points d’amélioration avec David, j’ai pu préparer les détails de mon atelier.

Arrivée sur place

Concernant la salle, je m’attendais à avoir suffisamment de place pour demander aux participants de se lever et bouger autour de celle-ci. En arrivant, elle était en fait relativement petite, et la place occupée par une immense table en son centre. Avant même d’avoir démarré mon atelier, j’ai dû repenser certains points car incompatibles avec le peu d’espace disponible pour circuler debout. C’est aussi ça l’agilité : savoir rebondir face au changement.

Icebreaker

Pour commencer ce workshop, lorsque tous les participants sont arrivés, j’avais prévu un icebreaker. Il s’agit d’une courte activité, permettant de mettre à l’aise les participants, et idéalement, leur permettre de les conditionner au travail qui leur sera demandé par la suite.

Deux icebreaker étaient préparés, et j’ai demandé aux participants de voter pour choisir celui qu’ils souhaitent, sans leur en donner le titre. J’ai donc trouvé un icebreaker classique, que j’ai nommé « indémodable », et j’ai imaginé un autre icebreaker que j’ai nommé « original ». J’étais sûr à 90% que mon audience allait choisir l’original, mais ils ont choisi l’indémodable. Fort heureusement, tout était préparé pour les deux. Il s’agissait du « Devine qui c’est », ou « Qui est-ce ? ». Chaque participant a pu choisir le nom d’un personnage réaliste ou fictif, mais connu de tous. Les autres pouvaient poser 20 questions fermées pour tenter de trouver qui était ce personnage, si les 20 questions n’étaient pas suffisantes, on serais passé à des questions ouvertes, mais considérant que ceux qui posaient les questions auraient perdus.

J’avais prévu 5-10 minutes pour 3 participants, l’activité a duré en réalité presque 30 minutes ! 🤯 En effet, les joueurs prenaient leur temps avant d’user une question fermée, car ils voulaient rester dans le quota de 20 questions pour gagner. Mon erreur a été de ne pas chronométrer l’activité pour avoir une meilleure notion du temps qui passe, et j’aurai dû inviter les joueurs à poser autant de questions fermées qu’ils le souhaitent, mais dans un temps imparti.

Speed Boat

Pour attaquer le coeur du workshop, j’ai ensuite utilisé l’outil appelé Speed Boat, qui permet de faire émerger, de la part des participants, les éléments qui permettent à l’équipe d’avancer dans un projet, ce qui les ralenti, et ce qui les fait aimer travailler au sein de cette équipe. À tour de rôle, les membres sont invités à réfléchir aux points qu’ils souhaitent aborder pour chacun des sujets.

Mon objectif en tant que facilitateur, est de bien préparer le workshop, de l’animer, d’orienter les participants si besoin, de les inviter à grouper leurs idées, de ne pas en débattre de trop si l’activité en cours n’a pas cet objectif, et de respecter les diverses étapes prévues.

Les points d’amélioration abordés étaient nombreux, j’ai donc invité les membres à les catégoriser, afin d’y voir plus clair. Grâce aux feedbacks qui m’ont été donnés, je sais que j’ai plutôt bien géré cette partie de l’atelier, bien qu’il ait été difficile pour moi de savoir précisément à quel moment intervenir lorsqu’une discussion dérape vers les actions à mener pour contrer une difficulté par exemple, alors que ce n’était pas encore l’objectif de l’activité. En effet, les discussions des participants sont toujours intéressantes, mais lorsque le sujet abordé n’est pas celui prévu par l’activité, il faut recadrer la discussion avec beaucoup de bienveillance. C’est d’autant plus vrai lorsque les participants abordent malgré eux des sujets qui sont prévus d’aborder par la suite.

L’activité devant rester ludique, j’ai essayé de rester dans le thème du bateau en scénarisant lorsque cela était possible. Ainsi, pour inviter les participants à trouver des actions à mener pour répondre aux problématiques abordées, j’ai narré que sur notre bateau, nous étions en bonne direction vers notre île (symbolisant les objectifs de la société), mais que derrière nous le soleil se couvrait. Ainsi, nous devions trouver des actions pour garder le cap, voir naviguer plus vite et plus efficacement.

De bonnes idées d’actions ont émergées, mais puisqu’en grand nombre, l’idée pour la suite était de les prioriser. Je ne l’avais pas prévu, car je ne pensais pas qu’il y aurait autant de points abordés, mais j’ai su m’adapter. En revanche, la méthode que j’ai employé n’a pas été fructueuse. En effet, j’ai choisi un tableau à trois colonnes correspondant aux trois catégories d’actions à mener, et trois lignes avec trois niveaux d’importance.

Ce qui devait arriver est arrivé : les participants ont placé la plupart des actions au plus haut niveau d’importance. Pour reprendre la main et conclure positivement cette activité, nous avons ensuite opté pour un système de points : chaque participant avait 5 gommettes par catégorie (ce que l’on appelle du « dot voting »), qu’ils ont pu coller comme bon leur semble sur chacune des actions. Avec le recul, cette technique était celle que j’aurai dû proposer dès le début tant elle est rapide à mettre en oeuvre, et permet un résultat clair.

Fin de l’atelier

Atelier terminé, de précieux feedbacks m’ont été donnés. Rien ne vaut la pratique pour apprendre. Il faut savoir bien travailler pour préparer au mieux son atelier, mais garder en tête que ça ne se passera pas forcément comme on l’a prévu. L’humain est si complexe qu’il n’est pas possible de tout prévoir. Il faut aussi prendre en considération les feedbacks qui nous sont donnés, et savoir faire son auto-critique. Ainsi, tout le long de l’atelier, lorsque je voyais que quelque chose n’allais pas, en plus de chercher à corriger le tir en temps réel, je prenais des notes sur mon ordinateur pour que cela me serve « de leçon ».

Conclusion de ma première semaine

La préparation est l’une des clés permettant la réussite de l’animation d’une rétrospective. Néanmoins, savoir s’adapter au changement lorsqu’il survient est crutial, dans le sens où les choses ne se passent jamais exactement comme on l’avais prévu. Cela fait d’ailleurs partie du manifeste agile 😉. La gestion du temps est un élément à ne pas sous-estimer, car il peut filer à grande vitesse, sans qu’on s’en apercoive. Enfin, surtout quand on est débutant, inviter les participants à donner des feedbacks permet d’apprendre de ses erreurs, et de progresser.