Kanban fonctionne par défaut en flux continu (tiré). C’est-à-dire que les éléments sont pris les uns après les autres et nous pouvons ajouter des nouveaux tickets à tout moment (tout en respectant la limite WIP).

Il n’y a donc pas de début ou de fin d’itération, comme l’on peut retrouver dans Scrum (revoir les différences entre Scrum et Kanban) avec les sprints qui commence par un planning, suivi par des dailies et se termine par une revue et une rétrospective.

Avec Kanban vous êtes libre de définir des rencontres ou non, pour suivre votre travail et améliorer vos processus. Mais quel type de rencontre faut-il prévoir ?

Nous vous conseillons trois meetings indispensables au bon fonctionnement de votre processus Kanban :

  • Stand up meeting
  • Resplenishment meeting
  • Retrospective

Avant de nous lancer dans les détails de chaque rencontre, un des points essentiels est de trouver et suivre votre rythme ! Il vous faut choisir une récurrence qui vous permettra de vous assurer que les rencontres ont toujours lieu. Bloquez vos agendas ! 📆

Pour rappel, la rigueur et la discipline sont des éléments clés quand on souhaite fonctionner de manière Agile !

Standup Meeting

Tout d’abord, le stand-up meeting est comme son nom l’indique une rencontre qui se fait debout devant votre board (découvrez comment créer votre premier Kanban Board) qui soit physique ou virtuel (alors si vous êtes tous derrières vos caméras, c’est peut-être pas la peine de se lever 😉 )

L’objectif est de pouvoir faire un point sur l’état du board :

  • mettre à jour le board si ce n’est pas déjà fait
  • identifier les éléments bloquants 
  • identifier des dépassements de work in progress 
  • que l’équipe se synchronise pour avancer sur les tâches à effectuer

Concernant la cadence de ce meeting, à vous de choisir: quotidiennement, une fois par semaine ou deux fois par semaine.

En ce qui concerne la durée de cette rencontre, entre 15’ et 30’ devrait suffire pour se synchroniser.

Replenishment Meeting (réapprovisionnement)

Une réunion de réapprovisionnement a pour objectif d’introduire de nouveaux éléments dans la file d’attente et/ou de prioriser.

Pour cette rencontre vous pouvez soit l’effectuer une fois par semaine ou vous pouvez définir que lorsque la première colonne de votre tableau est vide (ou a atteint un nombre minimum d’élément) vous déclenchez le meeting, à la demande.

Comptez 20’-30’ maximum pour réapprovisionner votre board et avoir une vue claire sur les priorités.

Retrospective Meeting

Pour terminer, et à la base de l’amélioration continue, la rencontre rétrospective permet d’évaluer comment vous fonctionnez et de revoir vos processus ainsi que votre board.

Nous vous conseillons de prendre ce temps de refléxion au minimum deux fois par mois où toutes les deux à trois semaines. Particulièrement au début, lorsque vous mettez en place votre Kanban. Une rétrospective dure entre 1h et 1h30.

Nous couvrons dans cet article ce qui est à nos yeux le minimum à mettre en place en termes de cérémonie pour les équipes Kanban. Si vous souhaitez aller plus loin et synchroniser la communication avec le services ou au sein de l’entreprise nous vous conseillons cet article : https://djaa.com/kanban-cadences/