Un board Kanban ou un tableau Kanban a comme premier avantage de vous permettre de visualiser votre flux de travail. Vous verrez les différentes étapes ainsi que l’avancée des vos tâches directement sur le board.

Il permet aussi de mettre en évidence les bottleneck (des goulots d’étranglement) dans ce flux. En les identifiant, vous pourrez limiter le travail en cours (Work In Progress ou WIP) ce qui va vous permettre de fluidifier au maximum votre flux de travail pour livrer le plus efficacement possible et fonctionner réellement en flux tiré et non plus en flux poussé.

Composition d’un tableau Kanban

Il y a trois éléments de base qui composent un kanban Board.

  • les colonnes, 
  • des éléments de travail ou étiquettes
  • les limites de Work In Progress.

Les colonnes vont permettre de d’identifier les différentes étapes de votre processus qui vont s’enchainer (très souvent on lit un tableau de gauche à droite).

Les étiquettes ou les cartes représentent les éléments de travail, ce sur quoi vous travaillez et ces étiquettes vont passer d’une colonne à l’autre au fur à mesure que le travail avance.

Pour terminer, les limites, que l’on note régulièrement à côté du titre, sont là pour s’assurer que le flux et le plus tendu possible et qu’il n’y a pas d’engorgement. La limite représente le nombre maximum d’élément qui peuvent se trouver dans une même étape.

Comment créer tableau

Première étape

Pour créer un tableau Kanban, il suffit de visualiser votre flux de travail.

Commencer simple, ne vous prenez pas la tête à réfléchir à toutes les possibilités. Puis au fil du temps vous pourrez ajouter, supprimer ou modifier les colonnes.

Seconde étape

Ensuite, il faut identifier les éléments, les cartes, qui vont naviguer au sein de votre tableau. Vous pouvez simplement prendre des post-it et noter les différentes actions, les différentes tâches, les différents éléments de travail que vous devez effectuer et qui vont passer au travers de votre flux.

La difficulté ici est de trouver le bon niveau de granularité. Comme pour la première étape, démarrez avec ce qui vous semble correct, puis adaptez.

Troisième étape

Dès à présent vous pouvez travailler avec votre kanban board 🚀

Déplacer les cartes au fur et à mesure de leur avancement. Vous pouvez vous retrouver tous les jours avec votre équipe devant le board pour faire un point et le mettre à jour (voyez les 3 rencontres indispensables pour un Kanban efficace). Cela vous permettra aussi d’identifier des points bloquants.

Si vous avez des limites WIP en place, c’est le moment de vérité. Il faut respecter la limite ⛔️

Si une étape est “pleine”, il faut libérer un emplacement avant d’intégrer un nouvel élément de travail.

L’amélioration continue

Après quelque temps, des jours voire des semaines, vous pourrez identifier les points faibles de votre flux, des goulots d’étranglement qui vous limitent dans votre travail. Vous pourrez aussi revoir ou ajouter des limites de travail en cours ou simplement améliorer votre processus.

Notre conseil est de mettre en place un rendez-vous régulier avec l’équipe pour faire un point d’inspection sur le tableau et les limites dans l’objectif d’améliorer votre travail. C’est tout le concept de l’amélioration continue.

Et n’hésitez pas à “customiser” votre board, avec des indicateurs rien qu’à vous. On parle dans ce cas de management visuel. Par exemple, des gommettes avec les initiales des membres des équipes, ou encore des couleurs de post-it différentes en fonction du type de travail à fournir. En un coup d’œil vous devez être capable de décrypter votre board et donc la situation actuelle.

Physique ou virtuel

Faut-il choisir un board physique ou un board virtuel ?

Cela dépendra bien sûr de votre contexte. Si vous travaillez en remote ou si vous devez travailler sur différents lieux à ce moment-là un board virtuel sera plus intéressant.

Par contre, si vous travaillez tous ensemble, que votre équipe est au même endroit je préconise un kanboard physique qui est beaucoup plus intéressant car toujours visible et qui engage beaucoup plus vu qu’il faut utiliser son corps pour déplacer un élément de travail d’une colonne à l’autre (et c’est bien plus engageant qu’un drag&drop).

Quelques exemples

Voici quelques exemples de tableau pour vous inspirer !

Uniquement 3 étapes, très simple à mettre en place.

La limite de WIP est de 4 dans la colonne en cours.

Une étape de plus qui permet la revue du travail effectué.

La limite de 4 est toujours présente et une limite de 2 a été mise en place sur la colonne « Review ».

Pour un suivi des entretiens d’un nouveau collaborateur. Pas de limite ici par exemple.

En conclusion, rien ne vous retient pour démarrer ! Lancez-vous, post-it, scotch et feutres en main pour créer votre premier tableau Kanban et initier votre démarche d’amélioration continue !